スマートミーティング（以下「当社」といいます。）は、会議室の運営において取得する個人情報について、その重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、スマートミーティングが取得・利用する個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：スマートミーティング
所在地：東京都品川区大崎2-10-4
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6412 8759
ウェブサイト：bixmox.pro
事業内容：会議室の運営、予約受付、関連サービスの提供
2. 取得する個人情報およびその取扱い
当社は、会議室の予約、問い合わせ、契約の締結・履行、施設の利用管理等に必要な範囲で、以下の個人情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約日時、利用人数、利用目的、利用履歴
- 請求情報、支払情報、取引履歴
- お問い合わせ内容、アンケート回答内容
- 施設利用に伴い取得する防犯カメラ映像、入退館記録、アクセスログ
- 当社ウェブサイトの利用状況に関する情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、ブラウザ情報等）
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
- 本人確認、利用者管理、入退館管理のため
- 料金の請求、決済、返金、督促のため
- お問い合わせ、苦情、サポートへの対応のため
- 施設の安全管理、防犯、防災、不正利用の防止のため
- サービス品質の向上、アンケート分析、利用動向の把握のため
- 当社のサービス、キャンペーン、重要なお知らせの案内のため
- 法令上の義務の履行、紛争対応、権利行使または防御のため
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、日本法に基づき、以下のいずれかに該当する場合に個人情報を取り扱います。
- ご本人の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
- 当社の正当な事業上の利益のため必要な場合であって、ご本人の権利利益を不当に侵害しないと判断される場合
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 業務委託先に対し、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を取り扱わせる場合
当社は、予約管理システム、決済サービス、メール配信、IT保守、アクセス解析、警備、清掃等の業務を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対して適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な措置を講じます。
また、法令に基づき共同利用を行う場合には、共同利用する項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を、別途公表または通知します。
6. 個人情報の第三国移転
当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、分析ツール、決済代行等の利用に伴い、個人情報が日本国外のサーバーに保存または処理される場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他適用法令に従い、必要に応じて本人の同意取得、移転先の個人情報保護体制の確認、契約上の保護措置の実施など、適切な措置を講じます。
7. 個人情報の保存期間
当社は、利用目的の達成に必要な期間および法令で定められた期間を超えて個人情報を保有しません。ただし、以下の場合には必要な期間保存することがあります。
- 契約関係、会計、税務、監査対応に必要な期間
- 紛争解決、請求権行使、防御に必要な期間
- 法令に基づく保存義務がある期間
- 安全管理や不正利用防止のため必要な期間
保存期間経過後または利用目的達成後は、当社は個人情報を遅滞なく消去または匿名化します。
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他適用法令に従い、当社に対して以下の請求を行うことができます。
- 保有個人データの開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- 第三者提供記録の開示
また、状況に応じて、データポータビリティに相当する情報提供のご要望についても、法令および当社の運用上可能な範囲で誠実に対応します。
ただし、これらの請求に応じることが法令上認められない場合、または当社の業務遂行に著しい支障を及ぼす場合には、全部または一部に応じられないことがあります。
9. 同意の撤回
ご本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、いつでも同意を撤回することができます。同意の撤回を希望される場合は、下記の問い合わせ先までご連絡ください。なお、撤回前の適法な取扱いの適法性には影響しません。
同意の撤回により、予約受付や会議室の利用に必要なサービスの一部が提供できなくなる場合があります。
10. 苦情・相談窓口および監督機関への申出
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けます。まずは下記の連絡先までご連絡ください。
また、ご本人は、個人情報保護委員会その他の管轄する監督機関等に対し、個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、以下を含む安全管理措置を講じます。
- 組織的安全管理措置：管理責任者の設置、取扱規程の整備、点検・監査
- 人的安全管理措置：従業者への教育・誓約、秘密保持の徹底
- 物理的安全管理措置：入退室管理、書類・媒体の施錠保管
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、認証管理、暗号化、ログ管理
- 委託先管理：契約締結、監督、定期確認
万一、個人情報に関する事故が発生した場合には、法令等に従い、必要な報告、通知、再発防止措置を適切に講じます。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
事業者名：スマートミーティング
住所：東京都品川区大崎2-10-4
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6412 8759
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。
最終更新日：2026年8月31日